¿Usted sabe cuántos papeles hay que tener en orden antes de sentarse con un preparador de impuestos en Cali? Le voy a contar, porque la mayoría de la gente llega con un marketico de facturas arrugadas y el contador termina haciendo malabares. Si usted organiza los documentos con tiempo, el trabajo es más rápido, más barato y con menos riesgo de error.
El Kit básico que pide todo profesional
Antes de ir a la primera cita, reúna esto: su cédula de ciudadanía, claro. Pero también necesita el Registro Único Tributario (RUT) actualizado. Ese documento se obtiene en la página de la Dian o en los puntos de atención de Cali, y es gratuito. Si no lo ha actualizado en los últimos dos años, hágalo, porque con el cambio de tarifa de retención le toca. La actualización es gratis, solo necesita la cédula y el correo electrónico.
También necesita el certificado de ingresos y retenciones que le expide su empleador, las certificaciones bancarias de los intereses que le pagaron, y los extractos de las tarjetas de crédito si tuvo consumos altos. En Cali, con el costo de vida que se ha puesto, mucha gente tiene tarjetas con cuotas altas, y eso suma para la declaración.
Si tiene negocio o arriendos, se complica
Ahora, si usted es de los que tiene un local en el barrio o arrienda un apartamento, la cosa pide más cuidado. Necesita la facturación electrónica al día. Desde 2022, todos los responsables de IVA deben facturar electrónicamente, y la Dian sanciona a los que no lo hacen. En Cali, la Cámara de Comercio lo asesora para obtener el certificado digital de facturación, que cuesta aproximadamente $250.000 al año, dependiendo del proveedor tecnológico.
También le van a pedir los recibos de servicios públicos del negocio para deducir gastos, los contratos de arrendamiento si tiene inquilinos, y los comprobantes de pago del impuesto predial. La Dian no es tonta y coteja la información con la de la alcaldía de Cali. Si usted no declara el arriendo que recibe, la alcaldía ya le pasó el dato.
Trámites con la Cámara de Comercio de Cali
Si tiene empresa, sin importar que sea un negocio pequeño de venta de frutas en la galería, necesita el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio. Ese certificado tiene un costo de aproximadamente $6.000 y se obtiene en línea o en las sedes de la Cámara en el centro o en el sur de Cali. También hay que tener al día la matrícula mercantil, que se renueva cada año entre enero y marzo, con un costo que depende del patrimonio, pero que para un negocio pequeño puede estar entre $100.000 y $400.000.
Un buen preparador de impuestos le ayuda a cruzar la información de la matrícula con la declaración, porque el pago de la matrícula es un gasto deducible. Pero si su negocio no está registrado, no puede deducir nada. Ese es el primer paso, y hay que hacerlo antes de hablar de impuestos.
Los plazos que no puede olvidar
La Dian maneja calendarios de vencimientos según el último dígito del NIT. Para personas naturales, las fechas van desde el 12 de agosto hasta el 22 de octubre, pero en 2026 la cosa puede variar, así que no se confíe. Su contador le va a decir exactamente qué día le toca. Pero hay otros plazos importantes:
| Trámite | Plazo típico | Costo |
|---|---|---|
| Actualización del RUT | Cuando haya cambios, siempre | Gratis |
| Renovación de la matrícula mercantil | Antes del 31 de marzo | $100.000 – $400.000 |
| Pago de impuesto al consumo (si vende comida) | Mensual o bimestral | Según ventas |
| Declaración de renta | Agosto – Octubre | Honorarios + impuesto |
Si usted no cumple los plazos, la sanción por extemporaneidad es del 5% del impuesto a cargo por cada mes de retraso, sin exceder el 100%. O sea, si le tocaba pagar $500.000 y se atrasó dos meses, la sanción adicional es de $50.000. Mejor no jugar con eso.
¿Qué puede hacer un profesional por usted con estos papeles?
Mire, un preparador de impuestos en Cali no es un mago, pero con los documentos en orden, le puede bajar la carga tributaria legalmente. Le revisa los gastos deducibles: la seguridad social, los intereses de créditos hipotecarios, la educación de los hijos, hasta los gastos de medicina prepagada. Todo eso reduce la base gravable.
También se encarga de presentar la declaración en la página de la Dian, de radicar las respuestas a requerimientos, y de solicitar devoluciones si le salió a favor. En Cali, hay contadores que se especializan en devolver plata a los pensionados y a los que tienen ingresos de arrendamiento, pero solo si tienen los soportes.
“Aquí en Cali, el que tiene los papeles al día, duerme tranquilo. El que no, pasa noches en vela esperando el llamado de la Dian.” – Carlos, preparador de impuestos en el barrio El Peñón
Dónde conseguir los documentos en Cali
La Dian tiene puntos de atención en el centro, en el edificio de la avenida 3N, y en el sur, en la carrera 100 con calle 5. Puede pedir cita por la página web o ir temprano, pero le advierto que se demora. La Cámara de Comercio de Cali tiene sedes en el centro (carrera 4 con calle 8) y en el sur (centro comercial Holguines Trade Center). Para el certificado de tradición del inmueble, si es propietario, va a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en la carrera 8 con calle 11.
Y si no quiere hacer todas esas filas, ahí es donde el preparador le sirve. Muchos se encargan de tramitar el RUT, el certificado de la Cámara y hasta las citas en la Dian por usted. Eso tiene un costo adicional, claro, pero le ahorra las tres horas de fila bajo el sol caliente de Cali. Pregúntele si ofrece ese servicio cuando vaya a contratar.
La clave es esta: no espere a que la Dian le dé un susto. Reúna sus papeles, actualice el RUT, y si siente que se le complica, busque a un profesional que le acompañe. En Cali hay gente muy capaz, que conoce el sistema y le habla claro. Eso, en el mundo de los impuestos, no tiene precio.