Trámites y documentos de Fotógrafo en Colombia: la guía práctica

¿Qué papeles necesita realmente un fotógrafo en Colombia?

Digamos que usted es fotógrafo en Cali, o quiere serlo. Tiene la cámara, el talento y las ganas. Pero un día un cliente le pide factura, otro le habla de la DIAN y otro le pregunta si tiene cámara de comercio. Y ahí es donde muchos se pierden. No se preocupe, esto es más sencillo de lo que parece, y en esta guía le cuento exactamente qué necesita y dónde tramitarlo.

Primero: ¿necesita matrícula profesional?

La buena noticia es que la fotografía no es una profesión regulada en Colombia. No existe una tarjeta profesional obligatoria como la de los abogados o los contadores. Eso significa que cualquiera puede ejercerla sin un título universitario. Pero eso no quiere decir que no haya trámites importantes. La diferencia entre un fotógrafo informal y uno formal está en los papeles que sí importan: los de la parte comercial y tributaria.

Los trámites esenciales paso a paso

1. Cámara de Comercio de Cali

Si usted va a trabajar con empresas, restaurantes, o si quiere facturar, lo primero es registrar su actividad. Puede hacerlo como persona natural o crear una empresa unipersonal (ahora llamada SAS simplificada). Para un fotógrafo independiente, lo más común es el registro como persona natural.

• Dónde: Cámara de Comercio de Cali, en la sede centro o en las sedes de las distintas comunas. También puede hacer el pre-registro en su página web.
• Qué necesita: su documento de identidad, un formulario de matrícula (lo llenan en línea o en la sede), y el pago del registro. Si va a tener un estudio, necesita el certificado de sayco y acinpro si va a poner música, pero eso es aparte.
• Costo: el registro inicial para persona natural está alrededor de los 30.000 a 50.000 pesos, según el tipo de actividad. La matrícula mercantil se renueva cada año y cuesta entre 40.000 y 100.000 pesos, dependiendo de los activos declarados.
• Plazo: el proceso en línea puede tardar un día o dos. En la sede, si lleva todos los papeles, lo puede tener el mismo día.

Con ese registro usted ya tiene su NIT y puede facturar. Pero ojo, para facturar electrónicamente (que es lo que piden hoy) necesita un paso más.

2. DIAN: RUT y facturación electrónica

El RUT (Registro Único Tributario) es el documento que lo identifica ante la DIAN. Si no lo tiene, no puede facturar ni abrir cuenta de banco como negocio.

• Dónde: en la página web de la DIAN, con su cédula y una firma electrónica (puede usar la cédula digital). También puede ir a los puntos de atención en Cali, como la sede de la Avenida 3N o la del centro.
• Costo: gratis.
• Plazo: en línea es inmediato. Si va presencial, puede tardar una mañana.

Una vez tenga el RUT, si va a facturar, debe inscribirse en el régimen de facturación electrónica. La DIAN le da un software gratuito (el Facturador DIAN) para empezar. Los costos son por concepto, pero el software en sí no tiene costo. Eso sí, las facturas deben cumplir unos requisitos técnicos, pero el sistema de la DIAN lo guía.

3. Notaría: si va a hacer contratos

No todos los trabajos requieren contrato notariado. Pero si usted va a firmar un acuerdo de exclusividad con una empresa, o si va a arrendar un estudio fotográfico, una notaría le sirve para autenticar la firma o para elevar un contrato a escritura pública. En Cali hay notarías en todos los barrios, y el servicio de autenticación cuesta alrededor de 10.000 pesos por documento. No es un trámite diario, pero es bueno saber que existe.

¿Y qué puede hacer un profesional por usted?

Aquí es donde la cosa se pone interesante. Un fotógrafo formal, con su RUT y su cámara de comercio al día, le puede ofrecer cosas que el informal no:

Fíjese que el precio varía mucho según la experiencia y el portafolio. Y un fotógrafo con papeles le da garantía: si algo sale mal, usted puede reclamar. Si no tiene papeles, es plata perdida.

Un consejo de barrio

En Cali hay mucho fotógrafo talentoso que trabaja 'por debajo de cuerda'. Pero cuando uno necesita factura para la empresa, o si el trabajo sale mal, se da cuenta de que el papelito sí importa. Como decimos por acá: 'Camarón que se duerme, se lo lleva la corriente'. Mejor tener todo en regla desde el principio.

No se asuste con los trámites. Son más simples de lo que parecen, y en un par de semanas usted ya puede estar facturando como un profesional. Y si no quiere hacerlos solo, muchos contadores en Cali le ayudan con todo el papeleo por un costo de 50.000 a 100.000 pesos. Eso sí, asegúrese de que el contador también esté registrado. Usted no quiere terminar con un problema de la DIAN por culpa de un mal consejo.